Accord de sous-traitance des données

Pour les données de ses patients, l'orthophoniste (« le praticien ») est responsable du traitement. KAIROS, nom commercial de l'entrepreneur individuel identifié dans les mentions légales (« l'éditeur »), est son sous-traitant : il traite ces données pour lui fournir LexiColibri, et pour rien d'autre.

• Finalité : mettre à disposition l'outil d'entraînement : organiser les séances, en conserver les résultats et en afficher le suivi.
• Opérations : hébergement, enregistrement, consultation, restitution et suppression.
• Personnes concernées : les patients du praticien, enfants, adolescents ou adultes.
• Données : nom du patient, classe, sexe et, si le praticien les renseigne, date de naissance, photo et notes libres ; pour chaque séance, exercice et réglages, dates, réussites et erreurs, réponses saisies, temps d'affichage et de réponse, ainsi que la note libre que le praticien peut y ajouter.
• Durée : celle de l'abonnement, puis jusqu'à la suppression des données dans les conditions de l'article 8.

L'éditeur ne traite les données que sur les instructions du praticien. Ces instructions résultent du présent accord et de l'usage que le praticien fait du logiciel. L'éditeur l'avertit s'il estime qu'une instruction est contraire à la réglementation.

L'éditeur n'utilise pas ces données pour son propre compte : ni prospection, ni revente, ni statistiques nominatives. Seules les personnes chargées de l'assistance et de la maintenance peuvent y accéder ; elles sont tenues à la confidentialité et leurs accès sont journalisés.

L'éditeur met en œuvre les mesures suivantes :

• chiffrement des échanges (HTTPS) ;
• hachage des mots de passe et limitation des tentatives de connexion ;
• chiffrement des notes des fiches et des séances ;
• cloisonnement des données : chaque praticien n'accède qu'à ses propres fiches et séances ;
• photos conservées dans un espace de stockage privé, servies au seul praticien connecté ;
• journal des actions réalisées dans chaque compte ;
• sauvegarde automatique de la base de données.

Le praticien autorise l'éditeur à recourir aux prestataires suivants, soumis à des obligations équivalentes :

• OVH SAS (France) : hébergement de l'application et de la base de données.
• Scaleway SAS (France) : stockage des photos des fiches et des sauvegardes de la base de données.

Le contenu des fiches, les séances et les photos sont hébergés en France. L'éditeur informe le praticien de tout ajout ou remplacement de prestataire au moins 30 jours à l'avance ; le praticien qui s'y oppose peut résilier son abonnement.

Le praticien répond aux demandes de ses patients ou de leurs représentants légaux (accès, rectification, effacement…). Le logiciel lui permet de consulter, corriger, exporter et supprimer chaque fiche. Si l'éditeur reçoit directement une telle demande, il la transmet sans délai au praticien et l'aide à y répondre.

L'éditeur fournit également au praticien, sur demande, les informations utiles à ses propres obligations de sécurité et d'analyse d'impact.

L'éditeur informe le praticien de toute violation des données de ses patients dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir eu connaissance. Il lui communique la nature de la violation, les données et le nombre de fiches concernés, ses conséquences probables et les mesures prises.

Le praticien peut à tout moment exporter ses fiches et l'historique de leurs séances depuis Paramètres › Export de données. Les photos restent consultables depuis chaque fiche.

À la fin de l'abonnement, le compte et ses données sont conservés tant que le praticien ne supprime pas son compte, afin qu'il puisse les récupérer ou reprendre son abonnement. Lorsqu'il supprime son compte, les fiches, les séances et les photos sont effacées définitivement au terme d'un délai de 30 jours ; les copies de sauvegarde, elles, sont effacées automatiquement au plus tard 90 jours après leur création.

• informer ses patients ou leurs représentants légaux de l'usage du logiciel et de leurs droits ;
• n'inscrire dans les fiches que les informations utiles à l'entraînement, et aucune information médicale ;
• tenir ses fiches à jour et supprimer celles dont il n'a plus besoin ;
• protéger ses identifiants et l'accès à son poste de travail.

L'éditeur tient le registre des traitements réalisés pour le compte des praticiens. Il met à la disposition du praticien les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord et répond à ses demandes de vérification, au plus une fois par an et en priorité par voie documentaire.

Pour toute question : bonjour@lexicolibri.fr.