Politique de confidentialité

LexiColibri est édité par KAIROS, nom commercial de l'entrepreneur individuel identifié dans les mentions légales. Pour toute question relative à vos données, écrivez-nous à bonjour@lexicolibri.fr.

Deux situations sont à distinguer :

• Votre compte : pour les données de votre compte praticien, de votre abonnement et de votre navigation sur le site, l'éditeur est responsable du traitement.
• Vos patients : pour les fiches patients et les séances que vous enregistrez, vous êtes responsable du traitement en tant qu'orthophoniste, et l'éditeur agit comme votre sous-traitant : il ne traite ces données que pour vous fournir le service, selon vos instructions et dans les conditions de l'accord de sous-traitance des données.

• Compte praticien : prénom, nom, adresse e-mail, mot de passe (conservé sous forme hachée), photo de profil si vous en ajoutez une, préférences, dates d'inscription, de dernière connexion et de dernière activité, dates d'essai et d'abonnement. Ces informations sont nécessaires à la création du compte.
• Paiement : le paiement est opéré par Stripe. Nous ne recevons ni ne conservons votre numéro de carte : nous gardons seulement les références de votre abonnement et vos factures.
• Fiches patients : créées par l'orthophoniste, elles comportent le nom du patient, sa classe, son sexe et, si vous les renseignez, sa date de naissance, une photo et des notes libres. Les notes sont chiffrées. Dans l'application, seul l'orthophoniste qui a créé une fiche y accède.
• Séances : exercice et réglages choisis, dates, réussites et erreurs, réponses saisies, temps d'affichage et de réponse, ainsi que la note libre que vous pouvez y ajouter. Les notes de séance sont chiffrées.
• Journal d'activité : les actions réalisées dans votre compte (connexion, création d'une fiche, lancement d'une séance, export…), avec l'adresse IP et le navigateur utilisés.
• Détection des erreurs : quand une page ou l'application rencontre une erreur : message d'erreur et fonctions en cause, adresse de la page sans ses paramètres ni les identifiants de fiches, navigateur et système, identifiant technique du compte connecté. Ni adresse IP, ni nom, ni e-mail, ni contenu des fiches ou des formulaires.
• Navigation sur le site public : statistiques d'audience, uniquement avec votre accord (voir plus bas).

Le service s'adresse à des professionnels : aucun compte n'est ouvert aux patients, et aucune décision automatisée au sens du RGPD n'est prise à leur sujet.

• Fournir et gérer le service (compte, exercices, suivi) — exécution du contrat.
• Gérer l'abonnement et la facturation — exécution du contrat et obligations légales comptables et fiscales.
• Envoyer les e-mails liés au compte (vérification de l'adresse, réinitialisation du mot de passe, fin d'essai) — exécution du contrat.
• Assurer la sécurité, prévenir les abus, protéger les contenus et diagnostiquer les pannes — intérêt légitime.
• Mesurer l'audience du site public — votre consentement.

Les fiches patients et les séances sont traitées pour le compte de l'orthophoniste, qui en détermine la finalité et la base légale et qui informe ses patients ou leurs représentants légaux.

Vos données ne sont ni vendues ni utilisées à des fins publicitaires. Elles sont confiées aux seuls prestataires nécessaires au fonctionnement du service :

• OVH SAS (France) : hébergement du site, de l'application et de la base de données.
• Scaleway SAS (France) : stockage des photos des fiches patients et des sauvegardes de la base de données.
• Stripe Payments Europe (Irlande) : paiement, abonnement et factures.
• Mailtrap — Railsware Products Studio LLC (États-Unis) : envoi des e-mails liés au compte.
• Sentry — Functional Software, Inc. (États-Unis, données stockées dans l'Union européenne) : détection des erreurs du site et de l'application.
• Google Analytics 4 — Google Ireland Limited (Irlande) : mesure d'audience du site public, uniquement avec votre accord.

Les comptes, les fiches patients, les séances et les photos sont hébergés en France.

Les rapports d'erreur sont stockés par Sentry dans l'Union européenne (Allemagne).

Stripe, Mailtrap, Sentry et Google peuvent traiter certaines données aux États-Unis : références de paiement, adresse e-mail et contenu des e-mails de service, rapports d'erreur, statistiques d'audience. Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD : décision d'adéquation de la Commission européenne (Data Privacy Framework) pour les prestataires qui y adhèrent, clauses contractuelles types dans les autres cas.

• Compte : tant qu'il existe. Vous pouvez le supprimer à tout moment depuis vos paramètres : l'effacement est définitif 30 jours après votre demande, délai pendant lequel vous pouvez l'annuler.
• Fiches patients et séances : tant que l'orthophoniste les conserve. Il peut les supprimer à tout moment, et elles sont effacées avec son compte. Quand une fiche est supprimée, ses séances restent dans l'historique du praticien sans plus être rattachées au patient, et leurs notes sont effacées.
• Journal d'activité : 90 jours.
• Rapports d'erreur : 30 jours.
• Sauvegardes de la base de données : 90 jours, puis effacées automatiquement.
• Factures et pièces comptables : dix ans, durée imposée par la loi.
• Choix relatif aux cookies : 6 mois.

Les échanges sont chiffrés (HTTPS), les mots de passe sont hachés et les notes des fiches patients et des séances sont chiffrées. Chaque praticien n'accède qu'à ses propres patients et séances. Les photos sont conservées dans un espace de stockage privé et ne sont servies qu'au praticien connecté. La base de données est sauvegardée automatiquement.

L'éditeur n'accède à un compte que pour l'assistance ou la maintenance ; ces accès sont journalisés.

Les cookies suivants sont nécessaires au fonctionnement du service et ne demandent pas votre accord :

• Session et sécurité : maintien de votre connexion et protection des formulaires, le temps de votre visite.
• Connexion mémorisée : vous garde connecté sur votre appareil, 400 jours au plus.
• Choix relatif aux cookies : retient votre acceptation ou votre refus, 6 mois.
• Stockage local : votre navigateur retient le thème clair ou sombre et l'avancement d'une séance en cours, pour la reprendre si elle est interrompue.

La détection des erreurs ne dépose aucun cookie et n'écrit rien dans votre navigateur.

Nous utilisons Google Analytics 4 pour mesurer l'audience du site public et l'améliorer. Tant que vous n'avez pas accepté, Google Analytics n'est pas chargé : aucune donnée n'est transmise à Google et aucun cookie de mesure n'est déposé. La mesure ne concerne jamais l'espace praticien, et aucun cookie publicitaire n'est utilisé. Les cookies de mesure sont conservés 13 mois au plus.

Vous pouvez modifier votre choix à tout moment grâce au lien « Gérer mes cookies », en bas de chaque page du site : si vous retirez votre accord, la mesure s'arrête et les cookies de mesure sont effacés.

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition sur vos données, et vous pouvez définir des directives sur leur sort après votre décès. Plusieurs de ces droits s'exercent directement dans vos paramètres : modification du profil, export de vos données, suppression du compte.

Pour toute autre demande, écrivez-nous à bonjour@lexicolibri.fr : nous répondons dans un délai d'un mois.

Si vous êtes patient, ou représentant légal d'un patient, adressez-vous à votre orthophoniste : c'est lui qui décide des données inscrites sur la fiche, et nous l'aidons à répondre à votre demande.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, 75007 Paris (cnil.fr).

Cette politique est mise à jour quand le service ou la réglementation évoluent. La date de dernière mise à jour figure en haut de page, et nous vous informons de tout changement important.